Kādi bezmaksas varianti pastāv
Meklējot bezmaksas grāmatvedības programmu, vairums uzņēmumu nonāk pie vienas no četrām iespējām. Tās nav savstarpēji izslēdzošas, un bieži uzņēmums sāk ar vienu un pēc gada vai diviem pāriet uz citu.
Excel vai citas izklājlapas
Pilnīgi bez maksas un elastīgi. Der ieņēmumu un izdevumu uzskaitei un vienkāršiem rēķiniem. Taču izklājlapa neko nepārbauda: tā nepamanīs dubultu ierakstu, nepareizu PVN likmi vai rēķinu, kas nav apmaksāts.
Bezmaksas pamata tiešsaistes rīki
Daudzi tiešsaistes rīki piedāvā bezmaksas plānu ar rēķinu izrakstīšanu un vienkāršu uzskaiti. Ierobežojumi parasti ir dokumentu skaitā, lietotājos vai funkcijās: PVN deklarācija, algas, bankas imports un gada pārskats bieži ir pieejami tikai maksas plānā.
Grāmatvedis ārpakalpojumā
Tā nav programma, bet bieži tieši tā aizstāj programmu. Uzņēmums sūta dokumentus, grāmatvedis tos ievada savā sistēmā. Ērti, taču katrs manuāli ievadīts dokuments ir grāmatveža laiks, par kuru maksā uzņēmums.
Pilna programma ar bezmaksas izmēģinājumu
Maksas programmas parasti ļauj tās izmēģināt bez maksas. Tas nav bezmaksas risinājums ilgtermiņā, bet tas ir labākais veids, kā pārbaudīt, vai programma tiešām ietaupa laiku ar jūsu dokumentiem.
Slēptās izmaksas, ko bezmaksas rīks nerāda
Bezmaksas rīkam nav abonēšanas maksas, bet tam ir cena. Tā vienkārši parādās citur: darba stundās, kļūdu labošanā un nokavētos termiņos.
- Laiks: katru rēķinu un čeku pārraksta ar roku, pat ja tas ir tikai dažas minūtes dokumentam, mēnesī tās saskaitās stundās
- Kļūdas: nepareiza PVN likme, dubults ieraksts vai sajaukts darījuma partneris atklājas tikai pārbaudē vai deklarācijā
- PVN un EDS: ja rīks nesagatavo PVN deklarāciju XML formātā, tā katru periodu jāsaliek un jāievada EDS manuāli
- Algas: darba devēja ziņojums un ziņas par darba ņēmējiem VID jāsagatavo atsevišķi, un algu aprēķina kļūdas skar cilvēkus
- Bankas saskaņošana: bez bankas izrakstu importa katrs maksājums ar rēķinu jāsasaista ar roku
- Gada pārskats: dati jāsavāc un jāpārbauda no vairākām vietām
- Pāreja vēlāk: jo ilgāk dati uzkrājas rīkā bez kvalitatīva eksporta, jo dārgāka kļūst pāreja
Kad maksas programma atmaksājas
Vienkāršs veids, kā to novērtēt: saskaitiet, cik stundu mēnesī jūs vai grāmatvedis pavadāt, pārrakstot dokumentus, saskaņojot banku un gatavojot deklarācijas. Pareiziniet ar stundas vērtību un salīdziniet ar programmas maksu. Vairumam uzņēmumu ar regulāru dokumentu plūsmu automatizēta programma atmaksājas jau ar ietaupīto laiku, vēl pirms tiek ieskaitītas novērstās kļūdas.
Tipiskas pazīmes, ka bezmaksas risinājums vairs nepietiek:
- Uzņēmums ir reģistrēts PVN maksātājs
- Ir vismaz viens darbinieks un katru mēnesi jāgatavo algas un ziņojumi VID
- Mēnesī ir vairāk nekā daži desmiti ienākošo rēķinu un čeku
- Bankas konts ir aktīvs, un maksājumu sasaiste aizņem stundas
- Klienti vai valsts iestādes prasa e-rēķinus
Trīs tipiskas situācijas
Atbilde uz jautājumu “vai pietiks ar bezmaksas variantu” ir atkarīga no tā, kāds ir uzņēmums šodien un kāds tas būs pēc gada.
Mikrouzņēmums bez PVN un bez darbiniekiem
Daži izejošie rēķini mēnesī, nedaudz izdevumu, viens bankas konts. Šeit izklājlapa vai bezmaksas rīks rēķinu izrakstīšanai bieži ir pietiekams, ja dokumenti tiek glabāti kārtīgi un gada beigās grāmatvedim nav jāatjauno visa vēsture.
Mazs uzņēmums ar PVN un pāris darbiniekiem
Katru periodu jāiesniedz PVN deklarācija, katru mēnesi jāaprēķina algas un jāsagatavo ziņojumi VID, bankā ir desmitiem maksājumu. Bezmaksas rīks šeit parasti nozīmē daudz manuāla darba, un tieši šajā posmā automatizēta programma atmaksājas visātrāk.
Uzņēmums, kas aug
Ja dokumentu skaits aug katru ceturksni, labāk pāriet laikus. Pāreja ar nelielu datu apjomu ir vienkārša, bet pēc vairākiem gadiem izklājlapās tā kļūst par atsevišķu projektu. Tāpat jārēķinās ar e-rēķiniem: darījumos ar valsts iestādēm tie jau ir obligāti, un tuvāko gadu laikā tie kļūs obligāti arī starp uzņēmumiem.
Ko pārbaudīt, izvēloties programmu
Neatkarīgi no tā, vai izvēlaties bezmaksas vai maksas risinājumu, pārbaudiet šos punktus, pirms tajā ievadāt pirmo dokumentu:
- PVN deklarācijas sagatavošana XML formātā iesniegšanai EDS
- Bankas izrakstu imports (camt.053 vai CSV) un maksājumu sasaiste ar rēķiniem
- E-rēķinu sūtīšana un saņemšana
- Algu aprēķins un VID ziņojumi XML formātā
- Gada pārskata sagatavošana
- Datu imports no esošās uzskaites un eksports, ja nākotnē mainīsiet programmu
- Piekļuve grāmatvedim kā atsevišķam lietotājam
- Iespēja izmēģināt programmu ar saviem dokumentiem, nevis tikai ar parauga datiem
Mūsu pieeja: izmēģinājums bez maksas, programma ar AI
Mēs izstrādājam ILGS Books, grāmatvedības programmu mikro un maziem uzņēmumiem. Tā nav bezmaksas programma, un to sakām atklāti. Taču to var izmēģināt bez maksas ar sava uzņēmuma rēķiniem un bankas izrakstu.
ILGS Books AI nolasa ienākošos rēķinus un čekus un sagatavo grāmatojuma priekšlikumu, bet dokumentu apstiprina cilvēks. Programma importē bankas izrakstus camt.053 vai CSV formātā, sagatavo PVN deklarāciju XML formātā, algu ziņojumus XML formātā un gada pārskatu, kā arī strādā ar e-rēķiniem. Pārejot no Excel vai citas programmas, palīdzam pārnest esošos datus.
Biežākie jautājumi
01Vai ir pilnīgi bezmaksas grāmatvedības programma?
Pilnīgi bez maksas ir izklājlapas un daži tiešsaistes rīki ar bezmaksas plānu. Bezmaksas plāniem parasti ir ierobežojumi dokumentu skaitā vai funkcijās, un PVN deklarācija, algas un bankas imports bieži ir pieejami tikai par maksu. Pirms sākat, pārbaudiet, kas tieši ietilpst bezmaksas plānā.
02Vai grāmatvedību var kārtot Excel?
Ļoti mazam uzņēmumam ar nedaudziem darījumiem tas ir iespējams, ja ieraksti ir pilnīgi, savlaicīgi un pamatoti ar attaisnojuma dokumentiem. Ar PVN, darbiniekiem un aktīvu bankas kontu manuālais darbs un kļūdu risks strauji pieaug.
03Kad pāriet no bezmaksas uz maksas grāmatvedības programmu?
Parasti tad, kad uzņēmums kļūst par PVN maksātāju, pieņem pirmo darbinieku vai dokumentu pārrakstīšana un bankas saskaņošana sāk aizņemt vairākas stundas mēnesī. Tad ietaupītais laiks parasti pārsniedz programmas maksu.
04Vai var pārnest datus no Excel vai citas programmas?
Jā. Datu pārnešana ir normāla pārejas daļa, un, pārejot uz ILGS Books, palīdzam pārnest esošos datus. Tāpēc jau izvēloties programmu ir vērts pārbaudīt, vai tā ļauj datus gan importēt, gan eksportēt.
05Vai ILGS Books var izmēģināt bez maksas?
Jā. Varat pieteikt bezmaksas demo un izmēģinājumu ar sava uzņēmuma rēķiniem un bankas izrakstu. Vairāk par programmu lapā grāmatvedības programma ar AI.