Ko ietver autoparka pārvaldība
Uzņēmumā ar pieciem vai piecdesmit auto jautājumi ir vieni un tie paši: kur auto atrodas, kas ar to brauc, cik tas izmaksā un vai visi dokumenti ir kārtībā. Atšķiras tikai tas, cik ilgi var iztikt ar atmiņu un izklājlapu.
Pilnvērtīga autoparka pārvaldība aptver sešas jomas:
- Transportlīdzekļu reģistrs: katra auto dati, dokumenti, nobraukums un vēsture vienuviet
- Piesaiste vadītājiem: kurš, kad un ar kādu odometra rādījumu auto saņēma un nodeva
- Izmaksu uzskaite: degviela, apkopes, riepas, apdrošināšana, nodokļi, līzings, sodi un bojājumi
- Termiņu kontrole: OCTA, KASKO, tehniskā apskate, tahogrāfs un vadītāju dokumenti
- Tehniskais stāvoklis: regulāras apskates, bojājumu ziņojumi un remontu vēsture
- Atskaites vadībai un finanšu nodaļai: izmaksas uz auto, uz kilometru un uz vadītāju
Izmaksas uz kilometru: rādītājs, ar ko sākt
Ja jāizvēlas viens skaitlis, kas parāda autoparka veselību, tas ir izmaksas uz kilometru. To aprēķina, saskaitot visas konkrētā auto izmaksas noteiktā periodā un izdalot ar nobraukto kilometru skaitu tajā pašā periodā.
Svarīgi ieskaitīt visu, ne tikai degvielu: apkopes un remontus, riepas, OCTA un KASKO, ekspluatācijas nodokli un uzņēmumu vieglā transportlīdzekļa nodokli, līzinga maksājumus vai nolietojumu, kā arī sodus un bojājumus, kurus nesedz apdrošināšana.
Kad šis rādītājs ir katram auto, sāk parādīties atšķirības. Divi vienādi modeļi ar līdzīgu nobraukumu var atšķirties par trešdaļu, un iemesls parasti ir atrodams: biežāki remonti, neekonomisks braukšanas stils vai auto, kas stāv dīkā, bet turpina izmaksāt. Tieši šeit sākas autoparka optimizācija, jo lēmumi par auto nomaiņu, pārdošanu vai pārdalīšanu balstās uz datiem, nevis sajūtām.
Dokumenti un termiņi, ko nedrīkst palaist garām
Nokavēts termiņš autoparkā nozīmē sodu, auto dīkstāvi vai, sliktākajā gadījumā, negadījumu bez apdrošināšanas. Šie ir galvenie termiņi, kuriem jābūt uzskaitītiem katram auto un vadītājam:
- OCTA: bez derīgas OCTA polises auto nedrīkst piedalīties ceļu satiksmē
- Tehniskā apskate: termiņš atkarīgs no transportlīdzekļa kategorijas un vecuma, tāpēc to glabā pie katra auto atsevišķi
- KASKO: polises beigu datums un nosacījumi, piemēram, prasības pēc apkopēm pilnvarotā servisā
- Tahogrāfs: vadītāja kartes dati jālejupielādē vismaz reizi 28 dienās, transportlīdzekļa vienības dati vismaz reizi 90 dienās, un tahogrāfam nepieciešama regulāra kalibrēšana
- Vadītāju dokumenti: vadītāja apliecības derīgums, profesionālās kompetences (95. koda) un medicīniskās izziņas termiņi
- Apkopes pēc nobraukuma un laika, kā arī līzinga un nomas līgumu beigu datumi
Kā termiņus kontrolēt praksē
Katram termiņam vajag divas lietas: atgādinājumu laikus (parasti 30 un 7 dienas iepriekš) un konkrētu atbildīgo cilvēku. Ja atgādinājums pienāk “visiem”, to parasti neizdara neviens.
Degvielas kontrole bez papīru kaudzes
Degviela parasti ir lielākā mainīgā izmaksu pozīcija. Kontrolei nepietiek ar degvielas kartes rēķinu mēneša beigās, jo tas neparāda, kurš tankoja, cik bija nobraukts un vai litri atbilst kilometriem.
Praktisks risinājums ir katru uzpildi reģistrēt ar odometra rādījumu un čeka foto. No šiem datiem var aprēķināt patēriņu L/100 km katram auto un katram vadītājam un salīdzināt to ar normu. Novirzes, piemēram, uzpilde, kas pārsniedz degvielas tvertnes tilpumu, vai tankošana brīvdienās bez braucieniem, kļūst redzamas jau tajā pašā nedēļā, nevis gada beigās.
Apskates ar foto un auto nodošana
Strīdi par bojājumiem rodas tad, kad nav skaidrs, kad un pie kura vadītāja tie radās. To novērš divi vienkārši ieradumi.
Regulāras apskates
Īss kontrolsaraksts (riepas, gaismas, šķidrumi, virsbūve, salons, obligātais aprīkojums) ar foto no visām pusēm. Apskati var veikt regulāri, piemēram, reizi nedēļā, vai pēc pieprasījuma konkrētam auto. Foto ar datumu ir pierādījums, ko nevar apstrīdēt.
Auto nodošana starp vadītājiem
Katrā nodošanas reizē fiksē odometru, degvielas līmeni un foto. Tad katrs bojājums vai sods ir piesaistāms konkrētam vadītājam un laikam, un vadītāji paši sāk rūpīgāk izturēties pret auto.
Kad Excel vairs nepietiek
Izklājlapa ir labs sākums, ja auto ir daži un par tiem atbild viens cilvēks. Problēmas sākas, kad datus ievada vairāki cilvēki un informācija nāk no vadītājiem ceļā. Šīs ir tipiskās pazīmes:
- Vienā failā strādā vairāki cilvēki, un versijas sāk atšķirties
- Kāds termiņš jau ir palaists garām, jo neviens neatvēra failu
- Degvielas čeki grāmatvedībā nonāk ar nedēļām ilgu nokavēšanos
- Pēc soda nav ātri atbildams, kurš tajā brīdī brauca ar auto
- Izmaksas uz kilometru tiek rēķinātas reizi gadā vai netiek rēķinātas vispār
- Autoparks ir sadalīts pa vairākām bāzēm vai nodaļām
Kā automatizēt autoparka pārvaldību
Automatizēt nozīmē ļaut datiem rasties tur, kur notiek darbs: vadītājs telefonā reģistrē uzpildi, apskati vai nodošanu, bet sistēma pati aprēķina patēriņu, sūta atgādinājumus un sagatavo atskaites. Ja pazīmes atpazīstat, ir vērts apsvērt autoparka vadības sistēmu, kur šie dati glabājas vienuviet un ir pieejami gan birojā, gan vadītājiem.
Kā sākt: seši soļi
Pāreja uz sakārtotu autoparka pārvaldību nav jāsāk ar programmas izvēli. Vispirms sakārtojiet datus un atbildību:
- Inventarizācija: sarakstiet visus auto ar pamatdatiem, nobraukumu un visiem dokumentu termiņiem
- Atbildība: nosakiet, kurš atbild par katru auto un par termiņu kontroli kopumā
- Izmaksas: savāciet pēdējo 6–12 mēnešu izmaksas pa auto un aprēķiniet izmaksas uz kilometru
- Noteikumi: vienojieties par degvielas reģistrēšanu, apskatēm un auto nodošanu, un rakstiski informējiet vadītājus
- Rīks: izvēlieties, kur dati glabāsies, lai vadītāji tos varētu ievadīt no telefona, nevis caur biroju
- Pārskats: reizi mēnesī skatiet izmaksas uz kilometru un patēriņu pret normu, un rīkojieties pēc novirzēm
Kā to risinām mēs
IL Goldberg Solutions veido autoparka moduli uz IL Goldberg CRM platformas: ar vadības paneli birojā un lietotni vadītāja telefonā degvielas čekiem, apskatēm ar foto un auto nodošanai. Kā tas izskatās un ko var pielāgot jūsu procesiem, aprakstīts lapā par autoparka vadības sistēmu uzņēmumiem.
Biežākie jautājumi
01Ko nozīmē efektīva autoparka pārvaldība?
Efektīva autoparka pārvaldība nozīmē, ka par katru auto ir zināmas izmaksas uz kilometru, visi termiņi tiek kontrolēti ar atgādinājumiem, degvielas patēriņš tiek salīdzināts ar normu un katra nodošana un bojājums ir dokumentēts ar foto. Visi dati atrodas vienā vietā, un par katru jomu ir atbildīgs konkrēts cilvēks.
02Kā aprēķināt autoparka izmaksas uz kilometru?
Saskaitiet visas auto izmaksas periodā (degviela, apkopes, riepas, apdrošināšana, nodokļi, līzings vai nolietojums, sodi un bojājumi) un izdaliet ar tajā pašā periodā nobraukto kilometru skaitu. Rēķiniet katram auto atsevišķi, lai redzētu atšķirības.
03Vai autoparka pārvaldību var automatizēt?
Jā. Visvairāk laika ietaupa atgādinājumi par termiņiem, degvielas čeku reģistrēšana ar foto vadītāja telefonā, automātisks patēriņa aprēķins un atskaites, kas sagatavojas pašas. Lēmumus, piemēram, par auto nomaiņu, joprojām pieņem cilvēks.
04Kā optimizēt autoparka izmaksas?
Sāciet ar izmaksām uz kilometru katram auto. Tās parāda auto, kas stāv dīkā, auto, kuru remonti kļuvuši pārāk dārgi, un vadītājus, kuru patēriņš pārsniedz normu. Tālāk seko auto pārdale starp nodaļām, nomaiņa vai pārdošana un braukšanas paradumu uzlabošana.
05Cik bieži jālejupielādē tahogrāfa dati?
Vadītāja kartes dati jālejupielādē vismaz reizi 28 dienās, bet transportlīdzekļa tahogrāfa vienības dati vismaz reizi 90 dienās. Termiņus vērts kontrolēt ar atgādinājumiem tāpat kā OCTA un tehnisko apskati.